Charte de vie privée

  1. PARTIES ET OBJET DE LA CHARTE DE VIE PRIVÉE

    • 1.1. Le Responsable du traitement est KOLAB., représenté par Violette WIAME, indépendante inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0727.769.818 et dont le siège social est situé en Belgique à 1457 NIL-SAINT-VINCENT, rue du Trichon n°81, ci-après dénommé « KOLAB. » ou « le Responsable du traitement».
    • 1.2. KOLAB. établit la présente Charte de vie privée dont l’objet est d’informer en toute transparence les Utilisateurs du site internet hébergé à l’adresse www.kolab-official.com, (ci-après dénommé « Site Internet »), de la manière dont leurs données personnelles sont récoltées et traitées par KOLAB. Les Utilisateurs devront nécessairement prendre connaissance de la Charte de vie privée en cochant la case prévue à cet effet sur le Site Internet et ce, conformément à l’article 6.
    • 1.3 Le terme « Utilisateur » fait référence à tout utilisateur, soit toute personne physique ou morale, inscrite ou non sur le Site Internet, qui consulte le Site Internet ou son contenu, qui insère des données personnelles sur le Site Internet, qui en télécharge des fichiers, les utilise, qui s’enregistre via tout formulaire disponible sur le Site Internet, qui devient membre, s’abonne ou contracte avec le Responsable du Traitement.
    • 1.4. A ce titre, KOLAB. et/ou ses prestataires de services agissant en son nom et pour son compte– détermine tous les moyens et finalités techniques, juridiques et organisationnelles du traitement des données personnelles des Utilisateurs. KOLAB. s’engage à cet effet à prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir un traitement des données personnelles conforme à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après, la “Loi”) et au Règlement européen du 26 avril 2016 relatif à la protection des données des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »).
    • 1.5. KOLAB. est libre de choisir toute personne physique ou morale qui traite des données personnelles des Utilisateurs à sa demande et pour son compte (ci-après « le sous-traitant »). Le cas échéant, KOLAB. s’engage à sélectionner un sous-traitant offrant des garanties suffisantes quant aux mesures de sécurité techniques et organisationnelles du traitement des données personnelles, au regard de la Loi et du RGPD.
  2. TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

    • 2.1. L'utilisation du Site Internet par les Utilisateurs pourrait entraîner la communication de données personnelles. Les données personnelles susceptibles d’être traitées sont visés à l’article 5. Le traitement de ces données par KOLAB. en sa qualité de Responsable du traitement, et/ou par les prestataires agissant au nom et pour le compte de KOLAB., sera conforme à la Loi et au RGPD.
    • 2.2. Les données à caractère personnel seront traitées par KOLAB., conformément aux finalités citées à l’article 3, via : 1. le formulaire de commande ; 1. le formulaire de contact ; 2. le formulaire d’inscription à la newsletter ; 3. l’utilisation de cookies ; 4. l’envoie d’enquête ou questionnaire ; 5. les échanges de courriers électroniques.
  3. FINALITÉ DU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

    • Conformément à l’article 13 du RGPD, les finalités du traitement des données personnelles sont communiquées à l'Utilisateur et sont les suivantes:
    • 1. assurer l’exécution des services proposés et convenus sur le Site Internet ;
    • 2. assurer le contrôle de l’exécution des services proposés ;
    • 3. effectuer des activités de marketing et d’informations promotionnelles après consentement préalable de l’Utilisateur et jusqu’à la révocation de ce consentement, tel que l’envoie de promotion sur les produits et services de KOLAB. ;
    • 4. répondre aux questions de l’Utilisateur ;
    • 5. réaliser des statistiques afin d’améliorer le Site Internet, les services proposés et l’organisation interne de fonctionnement de KOLAB. ;
    • 6. permettre une meilleure identification des centres d’intérêts de l’Utilisateur.
  4. DONNÉES SUSCEPTIBLES D’ÊTRE TRAITÉES

    • L’Utilisateur consent conformément à l’article 6, lors de la visite et lors de l’utilisation du Site Internet, que le Responsable du traitement recueille et traite, selon les modalités et principes décrits dans la présente Charte, les données à caractère personnel suivantes :
    • 1. les informations des Utilisateurs qu’ils donnent à KOLAB., à des fins contractuelles et pour assurer la bonne exécution des obligations réciproques, à savoir le nom, prénom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone, numéro IBAN et données bancaires, et plus généralement toute information volontairement donnée par l’Utilisateur ;
    • 2. les informations données par les Utilisateurs en remplissant des formulaires ou en contactant KOLAB. par téléphone, adresse électronique ou autre moyen, tel que le nom, prénom, l’adresse électronique et le numéro de téléphone des Utilisateurs ;
    • 3. en ce qui concerne chacune des visites des Utilisateurs sur le Site Internet, les informations automatiquement recueillies sont : a) l’adresse IP, le type et le modèle de navigateur, le fuseau horaire, le système d’exploitation b) l’ensemble de l’information concernant les pages que l’Utilisateur a consultées sur le Site Internet, notamment l’URL, le temps de navigation, etc.
  5. CONSENTEMENT

    • 5.1. En accédant au Site Internet et en l’utilisant, l’Utilisateur déclare avoir pris connaissance et avoir marqué son accord de façon libre, spécifique, éclairée et univoque au traitement des données à caractère personnel le concernant. Cet accord porte sur le contenu de la présente Charte.
    • 5.2. Le consentement est donné par l’acte positif par lequel l’Utilisateur a coché la case proposant la Charte en lien hypertexte. Ce consentement est une condition indispensable pour effectuer certaines opérations sur le Site Internet et pour permettre à l’Utilisateur d’entrer en relation contractuelle avec KOLAB. Tout contrat liant KOLAB. et un Utilisateur portant sur les services et biens proposés sur le Site Internet est subordonné à l’acceptation de la Charte par l’Utilisateur.
    • 5.3. L’Utilisateur consent à ce que le Responsable du traitement traite et recueille, conformément aux modalités et principes compris dans la présente Charte, les données à caractère personnel qu’il communique sur le Site Internet et/ou à l’occasion des services proposés par KOLAB., pour les finalités indiquées à l’article 3.
    • 5.4. L’Utilisateur a le droit de retirer son consentement à tout moment. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement préalablement donné. L’exercice de ce droit est effectué conformément à l’article 8 de la présente Charte.
  6. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES PERSONNELLES DES UTILISATEURS

    • 6.1. Conformément à l’article 13, paragraphe 2 du RGPD, le Responsable du traitement ne conserve les données à caractère personnel que pendant le temps raisonnablement nécessaire pour permettre l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
    • 6.2. Les données à caractère personnel d’un Utilisateur sont conservées au maximum 12 mois après la fin de la relation contractuelle qui lie cet Utilisateur au Responsable du traitement.
  7. DESTINATAIRES DES DONNÉES ET DIVULGATION À DES TIERS

    • 7.1. Les données personnelles peuvent être transmises aux préposés ou collaborateurs de KOLAB. qui, situés en Belgique ou dans l’Union européenne, collaborent avec le Responsable du traitement dans le cadre de la commercialisation de produits ou de la fourniture de services. Ils agissent sous l'autorité directe de KOLAB., et sont notamment responsables de recueillir, traiter ou sous-traiter ces données.
    • 7.2. Dans tous les cas, les destinataires des données et ceux à qui ces données ont été divulguées respectent le contenu de la présente Charte. KOLAB. assure qu’ils traiteront ces données aux seules finalités prévues à l’article 3, de façon discrète et sécurisée.
    • 7.3. Dans l’hypothèse où les données seraient divulguées à des tiers à des fins de marketing direct ou de prospection, l’Utilisateur en sera préalablement informé pour qu’il exprime son consentement à l’utilisation de ses données personnelles.
  8. DROITS DES UTILISATEURS

    • À tout moment, l’Utilisateur peut exercer ses droits en envoyant un message par courrier électronique à l'adresse hello@kolab-official.com. ou une lettre par voie postale adressée à: KOLAB., Rue du Trichon, 81, 1457 NIL SAINT VINCENT, en joignant une copie de sa carte d’identité.
    • 8.1. Droit d’accès
    • 8.1.1. Conformément à l’article 15 du RGPD, KOLAB. garantit le droit d’accès à l’Utilisateur à ses données personnelles. L’Utilisateur a le droit d'obtenir l'accès auxdites données à caractère personnel ainsi que les informations suivantes : 1. les finalités du traitement ; 2. les catégories de données à caractère personnel concernées ; 3. les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ou les organisations internationales ; 4. lorsque cela est possible, la durée de conservation des données à caractère personnel envisagée ou, lorsque ce n'est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ; 5. l'existence d'une prise de décision automatisée, y compris un profilage, visée à l'article 22, paragraphes 1 et 4 du RGPD, et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l'importance et les conséquences prévues de ce traitement pour l’Utilisateur.
    • 8.1.2. Le Responsable du traitement peut exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaire demandée par l’Utilisateur.
    • 8.1.3. Lorsque l’Utilisateur introduit cette demande par voie électronique (par le biais de l’adresse électronique par exemple), les informations sont fournies sous une forme électronique d’usage courant, à moins que l’Utilisateur ne demande qu’il en soit autrement.
    • 8.1.4. La copie de ses données sera communiquée à l’Utilisateur au plus tard dans le mois après la réception de la demande.
    • 8.2. Droit de rectification
    • 8.2.1. KOLAB. garantit le droit de rectification et d’effacement des données personnelles à l’Utilisateur.
    • 8.2.2. Conformément aux articles 16 et 17 du RGPD, les données incorrectes, inexactes ou non-pertinentes peuvent être corrigées ou effacées à tout moment. L’Utilisateur procède d’abord lui-même aux modifications nécessaires depuis son compte utilisateur, sauf si celles-ci ne peuvent être effectuées de manière autonome, auquel cas la demande peut en être faite auprès de KOLAB..
    • 8.2.3. Conformément à l’article 19 du RGPD, le Responsable du traitement notifie à chaque destinataire auquel les données à caractère personnel ont été communiquées toute rectification des données à caractère personnel, à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés. Le Responsable du traitement fournit à l’Utilisateur des informations sur ces destinataires si celle-ci en fait la demande.
    • 8.3. Droit à l’effacement
    • 8.3.1. L’Utilisateur a le droit d’obtenir l’effacement de ses données personnelles dans les meilleurs délais dans les hypothèses énumérées à l’article 17 du RGPD.
    • Ces hypothèses s’appliquent lorsque: 1. les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière ; 2. l’Utilisateur retire le consentement sur lequel est fondé le traitement, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point a) ou à l'article 9, paragraphe 2, point a) du RGPD, et il n'existe pas d'autre fondement juridique au traitement ; 3. l’Utilisateur s'oppose au traitement de ses données en vertu de l'article 21, paragraphe 1 du RGPD et il n'existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement, ou l’Utilisateur s'oppose au traitement en vertu de l'article 21, paragraphe 2 du RGPD ; 4. les données à caractère personnel ont fait l'objet d'un traitement illicite ; 5. les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l'Union ou par le droit de l'État membre auquel le Responsable du traitement est soumis ; ou 6. les données à caractère personnel ont été collectées dans le cadre de l'offre de services de la société de l'information visée à l'article 8, paragraphe 1 du RGPD.
    • 8.3.2. Lorsque le Responsable du traitement a rendu publiques les données à caractère personnel et qu'il est tenu de les effacer en vertu du paragraphe précédent, le Responsable du traitement, compte tenu des technologies disponibles et des coûts de mise en œuvre, prend des mesures raisonnables, y compris d'ordre technique, pour informer les autres responsables du traitement qui traitent ces données à caractère personnel que l’Utilisateur a demandé l'effacement par ces responsables du traitement de tout lien vers ses données à caractère personnel, ou de toute copie ou reproduction de celles-ci.
    • 8.3.3. Les paragraphes 8.3.1 et 8.3.2 ne s'appliquent pas dans la mesure où ce traitement est nécessaire : 1. à l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information ; 2. pour respecter une obligation légale qui requiert le traitement prévu par le droit de l'Union ou par le droit de l'État membre auquel le Responsable du traitement est soumis, ou pour exécuter une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le Responsable du traitement ; 3. à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
    • 8.4. Droit de limitation du traitement
    • 8.4.1. L’Utilisateur a le droit d’obtenir l’effacement de ses données personnelles dans les hypothèses énumérées à l’article 18 du RGPD.
    • Ces hypothèses s’appliquent lorsque : 1. l'exactitude des données à caractère personnel est contestée par l’Utilisateur, pendant une durée permettant au Responsable du traitement de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel ; 2. le traitement est illicite et l’Utilisateur s'oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation ; 3. le Responsable du traitement n'a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à l’Utilisateur pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ; ou 4. l’Utilisateur s'est opposé au traitement en vertu de l'article 21, paragraphe 1 du RGPD, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le Responsable du traitement prévalent sur ceux de l’Utilisateur.
    • 8.4.2. Conformément à l’article 19 du RGPD, le Responsable du traitement notifie à chaque destinataire auquel les données à caractère personnel ont été communiquées toute limitation du traitement effectué, à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés. Le Responsable du traitement fournit à l’Utilisateur des informations sur ces destinataires si cette dernière en fait la demande.
    • 8.5. Droit de portabilité des données
    • 8.5.1. Conformément à l’article 20 du RGPD, les Utilisateurs ont le droit de recevoir de KOLAB. les données à caractère personnel les concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Les Utilisateurs ont le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement dans les cas prévus par le RGPD sans que KOLAB. y fasse obstacle.
    • 8.5.2. Lorsque l’Utilisateur exerce son droit à la portabilité des données en application du paragraphe précédent, il a le droit d'obtenir que les données à caractère personnel soient transmises directement d'un responsable du traitement à un autre, lorsque cela est techniquement possible.
    • 8.5.3. L'exercice du droit, visé au paragraphe 1 du présent article, s'entend sans préjudice du droit à l’effacement visé au point 8.3. Ce droit ne s'applique pas au traitement nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le Responsable du traitement.
    • 8.5.4. Le droit visé au point 8.5 ne porte pas atteinte aux droits et libertés de tiers.
    • 8.6. Droit d'opposition et prise de décision individuelle automatisée
    • 8.6.1. L’Utilisateur dispose à tout moment du droit de s’opposer au traitement de ses données personnelles en raison de sa situation particulière, y compris l’automatisation des données effectuée par KOLAB. Conformément à l’article 21 du RGPD, KOLAB. ne traitera plus les données à caractère personnel, à moins qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de l’Utilisateur, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
    • 8.6.2. Lorsque les données à caractère personnel sont traitées à des fins de prospection, l’Utilisateur a le droit de s'opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel le concernant, à de telles fins de prospection, y compris au profilage dans la mesure où ce profilage est lié à une telle prospection.
    • 8.6.3. Lorsque l’Utilisateur s'oppose au traitement à des fins de prospection, les données à caractère personnel ne sont plus traitées à ces fins.
    • 8.7. Droit de plainte
    • 8.7.1. L’Utilisateur dispose du droit d’introduire une plainte concernant le traitement de ses données personnelles par KOLAB. auprès de l’Autorité de protection des données compétente pour le territoire belge. De plus amples informations peuvent être trouvées sur le site internet: https://www.autoriteprotectiondonnees.be/ .
    • 8.7.2. L’introduction d’une plainte se fait aux adresses suivantes: Autorité de protection des données 35 Rue de la Presse 1000 Bruxelles. Tél. + 32 2 274 48 00 Fax. + 32 2 274 48 35 E-mail: contact@apd-gba.be
    • 8.7.3. L’Utilisateur peut également introduire une plainte auprès du tribunal de première instance de son domicile.
  9. LIMITATION DE RESPONSABILITÉ DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT

    • 9.1. Le Site Internet peut contenir des liens vers d’autres sites internet détenus par des tiers non liés à KOLAB. Le contenu de ces sites et le respect de ceux-ci au regard de la Loi et du RGPD ne relèvent pas de la responsabilité de KOLAB.
    • 9.2. Le titulaire de l’autorité parentale doit donner son consentement exprès pour que le mineur de moins de 13 ans puisse divulguer des informations et/ou données personnelles sur le Site Internet. KOLAB. conseille vivement aux personnes exerçant l’autorité parentale sur des mineurs de promouvoir une utilisation responsable et sécurisée d’Internet. Le Responsable du traitement ne peut être tenu responsable de la collecte et du traitement d’informations et de données personnelles de mineurs de moins de 13 ans dont le consentement n’est pas effectivement couvert par celui de leurs parents légaux ou pour des données incorrectes -notamment concernant l’âge- introduites par des mineurs. En aucun cas des données personnelles ne seront traitées par le Responsable du traitement si l’Utilisateur précise qu’il est âgé de moins de 13 ans.
    • 9.3. KOLAB. n’est pas responsable de la perte, de la corruption ou du vol de données personnelles causés notamment par la présence de virus ou suite à des attaques informatiques dans le respect de l’article 10.
  10. SÉCURITÉ

    • 10.1. Le Responsable du traitement met en œuvre les mesures organisationnelles et techniques afin de garantir un niveau de sécurité appropriée au traitement et à la récolte des données. Ces mesures de sécurité dépendent des coûts de mise en œuvre au regard de la nature, du contexte et des finalités du traitement des données personnelles.
    • 10.2. Le Responsable du traitement utilise les technologies de cryptage standards au sein du secteur IT lors du transfert ou du recueil des données sur le Site Internet.
  11. MODIFICATION DE LA CHARTE DE VIE PRIVÉE

    • KOLAB. se réserve le droit de modifier la présente Charte de vie privée afin de se conformer aux obligations légales en la matière. L’Utilisateur est dès lors invité à consulter régulièrement la Charte de vie privée afin de prendre connaissance des modifications et adaptations. Une telle modification sera affichée sur le Site Internet à des fins d’opposabilité.
  12. DROIT APPLICABLE

    • La présente Charte est exclusivement régie par le droit belge. Tout litige sera porté devant les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles.